Mithilfe einer Facility Management Software haben Sie über Ihre gelieferten Dienstleistungen einen besseren Überblick und können Ihre Ergebnisse mit anderen Organisationen oder anderen Funktionen Ihres Unternehmens vergleichen. Ihnen wird ein klarer Überblick darüber verschaffen, wo Sie in Ihrer Organisation etwas verbessern können bzw. wo das möglich oder wünschenswert ist. Bei der Installation einer Facility Management Software bekommen Sie bei Audits Kontrollen schnell an adäquate Informationen heran, was Ihnen für verschiedene Zertifizierungen und Einhaltung von Vorschriften, Normen und Gesetzen behilflich sein wird. Diese Softwarelösung eignet sich dank ihren modularen Aufbau sowohl für größere Organisationen als auch für kleinere Unternehmen, Firmen und Betriebe. So können Sie die Verwendung Schritt für Schritt erweitern und schon mit einer relativ kleinen Investition beginnen. Sie werden sich schon in kürzester Zeit davon überzeugen, dass sich diese Investition gelohnt hat, da Sie bei dem Erwerb und Gebrauch von einer Facility Management Software eigentlich viele Vorteile gewinnen.
Branchenunabhängige Flexibilität
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Diese Softwarelösung ist wegen der Flexibilität branchenunabhängig, so dass Sie eine Facility Management Software eigentlich in allen denkbaren Branchen verwenden können, egal ob bei Dienstleistung, Regierung, Bildungswesen, Gesundheitswesen, Logistik oder Industrie. Bei dieser Software haben Sie eine volle Unterstützung des Facility Managements und zwar in modernster Informationstechnik, welche als Form eines Rechnerprogramms mit benutzerfreundlichen und leicht zu gebrauchenden Design realisiert wurde. Diese besteht aus einer Anwenderoberfläche und einer Datenbank. Im Vordergrund stehen dabei die Unterstützung von Arbeitsprozessen und die Bereitstellung von Informationen. Diese Softwarelösung wird übrigens auch als CAFM- Anwendung, CAFM- System oder CAFM- Software bezeichnet und dabei gibt es auch die erweiterte, so genannte integrierte Systeme, bei denen gleichzeitig mehrere Funktionen vereint werden. Solche Systeme werden auch als multifunktionale Anwendungen bezeichnet. Anwendungen, die sonst nur mit einer speziellen Option ausgerüstet sind werden als monofunktionale Systeme bezeichnet.
Bei den Branchensystemen wird hauptsächlich zwischen den server- und webbasierten Systemen ein Unterschied gemacht. Im ersten Fall werden die Daten ausschließlich zwischen miteinander vernetzten Rechner transportiert bzw. eingegeben und abgerufen. Es wird zusätzlich auch eine Datenbank benötigt und auf jedem einzelnen Computer muss auch die Software installiert sein. Bei einer webbasierten Facility Management Software wird ebenfalls ein Web-Browser benötigt und Informationen können weltweit an jeden Rechner eingegeben und abgerufen werden, ohne dass dabei eine Software installiert werden muss. Dazu wird nun die entsprechende Webadresse benötigt, also die Ihrer Facility Management Software.
Facility Management Software wird verstärkt und zunehmend zur Abbildung von verschiedenen Facility-Prozessen und Managements gebraucht. Gute Anwendungen dieser Art sind nicht nur an einen Prozess des Nutzers orientiert, sondern sie sind der Prozess selbst. So ist es zum Beispiel möglich, dass ein Defekt (beispielsweise eine defekte Beleuchtung), welcher von einem Gebäudebenutzer (etwa einem Büroangestellten) gemeldet wurde, als ein Reparaturauftrag in den System aufgezeichnet wird. Später können diese Aufträge und Bemerkungen dann von einer externen Firma oder dem entsprechenden Fachbereich eingesehen, bearbeitet und behoben werden. Die Software ermöglicht auch die Einsetzung von einer Auftragsverfolgung, so dass offene Aufträge in einem bestimmten Fachbereich der Organisation wieder vorgelegt werden, sobald der Auftrag in einem bestimmten Zeitraum noch nicht erledigt ist. Facility Management Software bietet eine volle Unterstützung rund um die Organisation von Ihren Gebäuden – Auf diese Weise können komplette Arbeitsvorgänge überwacht werden, womit auch die Kundenzufriedenheit erhöht wird.
Eine umfassende Faktura anzulegen war früher sehr aufwendig. Unzählige Unterlagen mussten zusammengetragen werden und diese dann per Hand ausgewertet werden. Doch jene Zeiten sind vorbei, wenn auch die Akten noch nicht aus den Büros verschwunden sind. Heute kann man seine Faktura auch in der Cloud erstellen und hierfür gibt es eine Menge verschiedener Lösungen. Alle haben ihre gewissen Vorzüge und auch bestimmte Nachteile. Doch worauf muss man wirklich Acht geben, wenn man für das richtige Angebot finden will. Außerdem, wie funktioniert dies eigentlich Online und was ist dazu erforderlich?
Wie funktioniert die Faktura Online?
Erstellt man, über eine Online Lösung, eine Faktura, so benötigt man natürlich als Erstes die schriftlichen Unterlagen. Sollte man seine Daten bereits auf einem Computersystem gespeichert haben, so bieten einige Lösungen auch die Option an, diese direkt in den Online-Account zu kopieren. Meist geschieht dies über eine XLS-Datei, also eine Excel-Datei, welche die erforderlichen Informationen in Tabellenform enthält. Wird diese Option nicht angeboten, so müssen die Daten per Hand in die Online Lösung übertragen werden. Wichtig ist vor allem, dass ein Startpunkt festgelegt wird. Für gewöhnlich ist dies der Tag, der Gründung der Firma. Mit dem zu diesen Zeitpunkt verfügbaren Startkapital startet also die gesamte Rechnung. Doch wie werden weitere Einnahmen und Ausgaben verbucht?
Faktura Online. Gebucht von selbst
Viele Online-Lösungen verfügen zu diesem Zweck über eine direkte Anbindung an den jeweiligen Bankserver. Hier ist es möglich, alle Konten über einen Account zu verwalten. Alle Buchungen und Eingänge werden automatisch vom System erfasst, sodass diese nicht mehr per Hand nachgetragen werden müssen. Allerdings können so nur Vorgänge festgehalten werden, welche per EC- oder Kreditkarte, als auch als Überweisung getätigt werden. Barausgaben müssen weiterhin manuell im System erfasst werden. Dies birgt zwar das Risiko, das Rechenfehler entstehen können, allerdings lassen sich durch die digitale Erfassung der Daten, auch sehr schnell eruieren, sodass Fehler wieder ausgeglichen werden können. Dies erspart enormen Aufwand, da bei einer Faktura per Hand, oft alle Bücher nachgerechnet werden müssen. Auch bei einer Buchführung auf dem lokalen Rechner ist es oft nicht so einfach, schnell einen Fehler zu finden, denn auch hier müssen alle Buchungen erst manuelle erfasst oder zumindest gesichtet und zugeordnet werden. Allerdings bieten solche Online Lösungen noch weit mehr Möglichkeiten als nur die Erfassung der Ein- und Ausgänge.
Faktura Online. Die Übersicht bleibt erhalten
Die Auswertung der Daten zum Jahresschluss stellt meist die größte Herausforderung dar. Auch hier schaffen Cloudlösungen eine Abhilfe. Die statistische Auswertung erfolgt hier meist automatisch und man kann die Umsätze für jeden Monat, jede Woche und zum Teil auch für jeden Tag separat abfragen. Damit erhält man die komplette Übersicht über alle Geschäfte und den gesamten finanziellen Status des Unternehmens. Zudem lassen sich auch die Daten auf lokale Programme exportieren. Damit ist auch die Auswertung auf dem eigenen Rechner möglich und man kann alle Informationen zur Not sichern. Dieser Datenexport kann auch online erfolgen. So muss in vielen Fällen nur die Verbindung zu jeweiligen Steuerberater angegeben werden. Dieser erhält dann alle Zahlen sofort und vor allem Aufbereitet zugesandt. Dies spart enorme Zeit, Kosten und auch Geld. Zudem hat dieses Vorgehen noch weitere Vorteile.
Faktura Online. Die Steuer schnell erledigt
Auch die Umsatzsteuervoranmeldung kann von solchen Online-Lösungen mittlerweile durchgeführt werden. Hierbei werden die Daten direkt an die jeweilige Finanzverwaltung übermittelt. Somit müssen die Unterlagen nicht mehr per Hand ausgefüllt und auf dem Postweg verschickt werden. Noch dazu bieten einige Systeme die Option, die gesamte Steuererklärung über das System abzuwickeln. Damit reduziert sich auch der Verwaltungsaufwand um ein immenses Mass und die Faktura vereinfacht sich noch weiter. Selbstverständlich sind alle Formate gesetzesgetreu und werden ständig auf dem neusten Stand gehalten. Eventuelle Gesetzesänderungen werden einfach per Update in das System eingebracht.
Faktura Online. Insgesamt betrachtet
Die Faktura online zu führen schafft erhebliches Potenzial. So werden sämtliche Abläufe nicht nur vereinfacht, sonder auch wesentlich übersichtlicher gestaltet. Zeitaufwendige Arbeiten werden vom System selbst übernommen und auch die Steuern stellen kein Problem dar. Dies führt auch insgesamt zu einer erheblich höheren Produktivität, als dies bei anderen Arten der Fall ist. Allerdings gibt es ein Kriterium, welche noch gar nicht betrachtet wurde. Was kostet diese Online Faktura eigentlich. Auch hier können diese Systeme punkten, denn alle Preise können als ehr moderat bezeichnet werden, wobei diese sich bei unterschiedlichen Angeboten, sogar noch in verschiedene Pakete unterteilen. Somit kann jeder Kunde selbst entscheiden, was er wirklich braucht.
