Die richtige Sprache als Führungskraft – gelungene Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Als Führungskraft ist man permanent der Herausforderung ausgesetzt, den Spagat zwischen Mitarbeitern und den eigenen Chefs zu schlagen – es gilt, das Team zusammenzuhalten, und gleichzeitig Erfolge vorweisen zu können. Leichter gesagt, als getan!
Mitarbeiter zu motivieren und Streits zu schlichten gehört genauso zum täglichen Geschäft wie das Führen von Einstellungs- und Kündigungsgesprächen. Es ist also eine gewisse Menschenkenntnis, aber auch ein Feingefühl für die richtige Kommunikation gefragt. Doch wie findet man als Führungskraft die richtige Sprache? Die nachfolgenden Zeilen sollen Aufschluss darüber geben und eine Hilfestellung für all diejenigen sein, die sich in genau dieser Position befinden. Weitere tolle Expertenmeinungen zum Thema der richtigen Sprache gibt es außerdem hier.

Mitarbeiter motivieren

Ein fundamentaler Bestandteil bei der Arbeit ist die Motivation der Mitarbeiter. Ist das Team nicht motiviert, lässt sich kaum etwas erreichen. Es ist die Aufgabe der Führungskräfte, für die richtige Motivation zu sorgen. Wichtig ist dabei immer, dass man als Führungskraft in engem Kontakt zu seinen Mitarbeitern steht und immer wieder die gegenseitige Kommunikation sucht. Nur so kann man erfahren, was sie wirklich antreibt und aktuell gedanklich beschäftigt. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten, um Mitarbeiter zu motivieren. Die amerikanische Methode wäre es, sein Team jeden Morgen zu versammeln und eine feurige Ansprache zu halten, die alle zu Höchstleistungen anstachelt. Da es in Deutschland allerdings weitaus weniger extrovertiert zugeht als in den USA, wird diesen Weg jemand einsetzen. Es ist erwiesen, dass Mitarbeiter in erster Linie auf monetäre Incentives anspringen. Somit ist die Belohnung von Leistungen die effektivste Art, Mitarbeiter zu motivieren.

Wer Mitarbeiter auszeichnen und anspornen will, kann z. B. immer mal wieder eine Amazon-Gutschein Aktion abhalten (für besonders gute Leistungen gibt es am Ende des Monats einen Amazon-Gutschein). Wer sein Team nicht nur motivieren, sondern auch den Teamzusammenhalt fördern möchte, setzt einen gemeinsamen Ausflug als Belohnung für gute Leistungen an. Auch ist Anerkennung und Wertschätzung immens wichtig, um Arbeitnehmer bei der Stange zu halten. Somit sollten Führungskräfte in der Lage sein, Mitarbeiter das Gefühl von Anerkennung zu vermitteln, wenn diese gute Arbeit machen. Lob ist in der Kommunikation dabei ein zentrales Element („Mensch Herr Müller, ich bin ganz stolz auf Sie, Sie sind auch diesen Monat wieder das Aushänge-Schild unserer Abteilung!“). Ebenfalls wirkt es sehr motivierend auf Mitarbeiter, wenn sie das Gefühl von Wertschätzung vermittelt bekommen. Das beginnt damit, dass man sie mit dem Namen anspricht und morgens freundlich grüßt. Ein fröhliches „Schön, dass Sie da sind!“ bewirkt vor diesem Hintergrund Wunder. Am besten ist es, wenn die Führungskraft ihren Untergebenen vermittelt, dass ohne sie nichts läuft. Denn man ist schließlich nur gemeinsam erfolgreich!

Kritik richtig üben

Nicht immer läuft alles glatt, denn wo Menschen arbeiten, werden auch Fehler gemacht. Es gehört daher zu den Aufgaben der Führungskraft, Mitarbeiter auf diese hinzuweisen und Kritik zu üben. Die Frage ist: Wie bringt man Kritik am besten zur Sprache? Und wie übt man sie so, dass sie einen nachhaltigen Effekt hat, ohne das Gegenteilige zu erreichen, weil der Kritisierte verletzt ist?
Keine leichte Aufgabe – mit ein paar Tricks jedoch relativ einfach zu bewältigen. Das Zauberwort dabei heißt konstruktive Kritik. Konstruktive Kritik ist das Gegenteil von destruktiver Kritik und sollte von jedem Vorgesetzten beherrscht werden. Dabei geht es jedoch nicht darum, ein Fehlverhalten zu verschleiern oder schön zu reden. Vielmehr ist entscheidend, dass man die Person so kritisiert, dass direkt ein Lösungsvorschlag mit dabei ist oder der Kritisierte die Kritik in diesen verwandeln kann. Also anstatt „Mensch Herr Müller, sind Sie ein Trampel!“ zu sagen, ist es besser, etwas wie „Herr Müller, der Kunde hat sich von Ihnen verbal angegriffen gefühlt, wie können wir das in Zukunft vermeiden?“ zu äußern. Die Verwendung des Wörtchens „Wir“ ist dabei ein psychologischer Trick, der dem Mitarbeiter signalisieren soll, dass sein Vorgesetzter für ihn da ist und gemeinsam nach Lösungen gesucht wird. So fühlt sich der Kritisierte nicht isoliert und kann die Kritik besser annehmen.
Ebenso hilfreich ist auch die Sandwich-Methode, bei der Kritik mit Lob verpackt wird: „Herr Müller, ich weiß Sie sind stark in der Kommunikation, bei Kunde XY sind Sie aber augenscheinlich über das Ziel hinausgeschossen, da müssen Sie in Zukunft dran arbeiten, damit Ihnen Ihre größte Stärke auch weiterhin hilft.“

Streits schlichten

Wenn Streits entstehen, müssen Führungskräfte schlichten, da Mitarbeiter selbst oft nicht in der Lage sind, einen Ausweg zu finden. Es gilt, die Ursache des Streits herauszufinden und deeskalierend vorzugehen. Diese Strategie muss sich in der Sprache niederschlagen. Führungskräfte sollten in der Lage sein, den Streithähnen den Wind aus den Segeln zu nehmen und zu vermitteln („Sammeln Sie sich bitte einen kurzen Moment und erzählen Sie mir dann in Ruhe Ihre Sichtweise, damit wir einen Kompromiss finden können.“).
Wenn nötig, muss auch zu härterer Sprache gegriffen werden. Es muss klar werden, dass der Chef immer noch das letzte Wort hat, auch wenn er beim Streithergang nicht dabei war. Nachdruck zu verleihen, muss jedoch nicht bedeuten, die Stimme zu erheben oder zu schreien. Man kann seinen Aussagen auch durch die richtige Wortwahl Gewicht verleihen.
Worte wie „Abmahnung“ oder „Sanktionen“ können Wunder wirken.
Außerdem gilt beim Schlichten von Streits: Wer fragt, der führt. Eine Führungskraft kann immer dann besonders gut als Vermittler auftreten, wenn sie es schafft, lediglich die richtigen Fragen zu stellen. Da die beiden verstrittenen Parteien Antworten finden müssen, kommen sie ins Nachdenken und finden dadurch im besten Fall von alleine eine Lösung, mit der alle Seiten einverstanden sind.

Foto:Pexls

Der richtige Umgangston mit den eigenen Vorgesetzten

Auch Führungskräfte haben Chefs – die mitunter ganz schön nervig sein können. Denn man ist ein wenig in der Sandwich-Position zwischen eigenen Mitarbeitern und Vorgesetzten „gefangen“. In der Regel müssen Führungskräfte mehr Druck aushalten, als normale Mitarbeiter, weil die Chefs von oben ebenfalls Druck machen und immer wieder Höchstleistungen der Abteilung fordern. Insbesondere im Umgang mit den eigenen Vorgesetzten ist es wichtig, die richtige Sprache zu finden. Diese sollte bestimmt, jedoch stets höflich bleiben. Mentale Stärke ist gefragt – wer in Momenten extremer Anforderungen die Nerven verliert, macht sich angreifbar. Auch ist Verbindlichkeit ein wichtiges Stichwort, wenn es um die richtige Kommunikation geht. Wenn Führungskräfte ihren Chefs gegenüber nicht verbindlich kommunizieren, werden sie an der kurzen Leine gehalten. Nichts ist jedoch nerviger, als ständig Anrufe vom eigenen Vorgesetzten zu erhalten. Deshalb ist es wichtig, klare Aussagen zu machen und fristgerechte Rückmeldungen zu geben („Ja, das Meeting mit den Geschäftspartnern aus England habe ich bis Freitag dieser Woche fertig vorbereitet. Sie können auf mich zählen!“).

Personalgespräche richtig führen

Manch einer liebt es, manch einer hasst es – Personalgespräche zu führen, gehört zu den Aufgaben als Führungskraft ebenfalls dazu. Natürlich gibt es dabei Unterstützung aus der Personalabteilung, dennoch sollte jede Führungskraft wissen, welche Sprache in dieser Art von Gesprächen angebracht ist. Handelt es sich um eine Kündigung, dürfen emotionale Faktoren wie z. B. ein schlechtes Gewissen (weil man weiß, dass es sich um einen Familienvater handelt, etc.) keine Rolle spielen. Die Botschaft muss ohne Umschweife und nachvollziehbar vermittelt werden. So ist es besser, Zeit darauf zu verwenden, dem Gekündigten die Gründe zu erklären, als um den heißen Brei drum herum zu reden. Bei Einstellungs- oder Vorstellungsgesprächen gilt es, transparent und ehrlich zu sein. Es dürfen auf keinen Fall die Herausforderungen des Jobs verschwiegen werden und auch Fragen zum Verdienst müssen klar und transparent beantwortet werden. Manche Führungskräfte neigen dazu, im Vorstellungsgespräch Dinge zu beschönigen und herunterzuspielen, weil sie unbedingt ein vollzähliges Team aufweisen müssen und Mitarbeiter fehlen. Diese kommunikative Taktik ist jedoch wenig empfehlenswert, weil sie einem hinterher entsprechend auf die Füße fallen wird.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Es darf in den Pausen im Büro nicht geraucht werden, der Chef gönnt sich in seiner Mittagspause aber selbst gerne eine Zigarette? Gegen die eigenen Regeln zu verstoßen ist ein absolutes No Go – denn bei allem, was kommuniziert wird, sollte die Führungskraft mit gutem Beispiel vorangehen. Nichts ist motivierender, als jemanden zum Chef zu haben, der sich vorbildlich verhält und seinen Mitarbeitern als Identifikationsfigur dient.
Am besten ist es, wenn die Teammitglieder das Gefühl haben, dass ihr Chef in allen Angelegenheiten wie ein Fels in der Brandung hinter ihnen steht und all das, was er predigt, auch selbst umsetzt.
Dies umfasst auch simple Dinge wie beispielsweise die Teilnahme an einem Firmenlauf, den es in vielen größeren Städten gibt. Schön ist es, wenn die Führungskraft den Mitarbeitern Lust darauf macht und alle dazu anmeldet. Noch schöner ist es aber, wenn der Chef selbst mitmacht und den Erfolg dabei hinterher gemeinsam mit seinen Mitarbeitern feiert. Wer hat noch einmal gesagt, dass es schwer sein soll, Mitarbeiter zu führen?