Der erste Eindruck – wie wichtig ist der Empfangsbereich?

„Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.“

Dieses Zitat stimmt für Menschen, aber ebenso für Unternehmen. Besucher bilden sich – oft unbewusst – eine Meinung über Ihr Unternehmen, sobald Sie durch die Eingangstür kommen. Warum das so ist und wie Sie dies zu Ihrem Vorteil nutzen können, erfahren Sie im Folgenden.

Warum der erste Eindruck so wichtig ist
Menschen sind schon seit jeher darauf angewiesen, möglichst schnell sehr viele Informationen zu ihrer Umgebung aufzunehmen und einzuordnen. Tatsächlich war dies früher relevant fürs Überleben unserer Vorfahren. Es ist also evolutionär in uns festgeschrieben, dass wir sehr schnell Informationen sammeln und diese am besten in für uns leicht verständliche Kategorien einsortieren. Nur so können wir sehr schnell zum nächsten Problem oder Thema übergehen, ohne dass wir die Flut an Informationen, die sekündlich auf uns einstürzt, wirklich intensiv verarbeiten.

Dies bedeutet aber auch, dass wir in Millisekunden darüber entscheiden, wie wir zu einer bestimmten Person oder Sache stehen. Wir nehmen ein paar Informationen auf und sortieren dann sehr schnell in die Schubladen „gut“ oder „schlecht“ ein. Diese erste Meinung später wieder zu ändern ist extrem schwierig, denn wir haben schlicht nicht die Zeit, alle einmal gefassten Meinungen ständig zu überarbeiten.

Daher ist der erste Eindruck so wichtig: Wenn Ihr Besucher – Kunden oder Bewerber – in Ihr Unternehmen kommt, macht er sich sofort ein Bild. Und zwar nicht etwa nur von Ihrem Empfangsbereich, sondern er überträgt das Ganze auf Ihr Unternehmen. Läuft es hinter der Empfangstheke chaotisch ab, wird Ihr Besucher unbewusst davon ausgehen, dass Ihr gesamtes Unternehmen so chaotisch ist. Dies bedeutet, dass Sie gleich Ihren Empfangsbereich so einrichten sollten, dass er einen perfekten ersten Eindruck macht. Dafür sollten Sie immer die Hilfe eines Experten wie zum Beispiel Stattura heranziehen, der viel Erfahrung mit der Einrichtung von Büroräumen hat.

Was Besuchern im Empfangsbereich besonders wichtig ist.

Wer ein Unternehmen besucht, möchte eigentlich genau so empfangen werden wie bei Bekannten und Freunden. Freundlich und offen und so, dass man sich zuhause fühlt. Und genau diese Attribute sollte auch Ihr Empfangsbereich aufweisen. Am besten ist es natürlich, wenn er räumlich so gelegen ist, dass er hell und einladend wirkt. Aber auch die entsprechenden Büromöbel helfen dabei, Ihre Reception besonders einladend aussehen zu lassen.

Eine Empfangstheke beispielsweise sorgt dafür, dass jeder auf den ersten Blick erkennen kann, wo er sich hinwenden muss und wer ihm helfen kann. Das ist gerade bei Unternehmen mit viel Publikumsverkehr hilfreich. Niemand möchte schließlich verloren in einem Eingangsraum stehen und darauf hoffen müssen, dass ihn schon irgendjemand sieht. Wenn Sie Ihren Besuchern dieses Gefühl nicht geben wollen, können Sie Ihre Reception so gestalten, dass sofort ersichtlich wird, wohin man sich wenden kann.

Natürlich sollte der Eingang Ihres Unternehmens auch widerspiegeln, wofür dieses steht. Ein hippes Start-up sollte modern und lässig erscheinen, während eine Anwaltskanzlei Seriosität und Tradition ausstrahlen sollte.

Wenn es üblich ist, dass Ihre Besucher im Empfangsbereich auf den richtigen Ansprechpartner warten müssen, sollten Sie auf jeden Fall ausreichend Besucherstühle zur Verfügung stellen. Die perfekten Besucherstühle sind bequem und einladend. Außerdem positioniert man sie am besten so, dass der Gast sich nicht ausgesperrt fühlt, aber auch keinen Einblick auf vertrauliche Unternehmensdaten hat. Bereitgestelltes Lesematerial im Empfangsbereich hilft Ihren Besuchern, Wartezeigen gut zu überbrücken.

Die richtige Wahl der Büromöbel trägt also entscheidend zum Erscheinungsbild von Empfangsbereich und Unternehmen bei.

Die besten Materialien für Ihren Empfangsbereich

Wie bereits erwähnt gleicht in der Regel kein Empfangsbereich dem anderen, da die Reception eines Unternehmens seinen Charakter und seine Werte widerspiegeln sollte. Dennoch gibt es Materialien, die sich eigentlich immer eignen, weil sie zeitlos und flexibel einsetzbar sind.

Allen voran ist hier Holz zu nennen, dass durch unterschiedliche Verarbeitung und Lackierung flexibel einsetzbar ist. Als Naturmaterial ist es auch für ökologisch anspruchsvolle Unternehmen geeignet. Außerdem strahlt es Wärme, Beständigkeit und Wertigkeit aus.

Daneben sollten Stoffe im Eingang ebenfalls eine große Rolle spielen. Mit Teppichen und Vorhängen lassen sich Farb-Akzente setzen. Außerdem helfen diese dabei, den Empfangsbereich häuslicher und wärmer zu gestalten und auch Schall zu dämpfen. Schließlich liegt die Reception nahezu immer direkt im Eingangsbereich, sodass es hier oft kühl und laut zugeht. Und schließlich sollten Sie bei der Einrichtung nicht vergessen, dass dies der Arbeitsplatz für einige Ihrer Mitarbeiter sein wird.

Dekoration der Reception

Um Ihrem Eingangsbereich ein Gefühl von Zuhause zu geben, ist es wichtig, dass Sie den Raum auch dekorieren. Hiermit ist natürlich nicht gemeint, dass Sie kleinteilig Dinge im Empfangsbereich verteilen. Aber die bereits erwähnten Teppiche und Vorhänge erfüllen eben nicht nur einen Zweck, sondern sind gleichzeitig auch dekorativ.

Auch ein Bücherregal macht sich sehr gut im Eingang eines Unternehmens. Dies ist einerseits ein schöner Zeitvertreib für wartende Besucher, andererseits können auch Mitarbeiter so immer wieder zur hausinternen Bibliothek gehen, um sich hier auf dem Laufenden zu halten. Hier können Sie als Unternehmen auch Fachwissen und Bildung demonstrieren, indem Sie relevante und vielleicht auch ausgefallene Bücher zur Schau stellen.

Auch Bilder sollten im Empfangsbereich nicht fehlen. Sie können hier natürlich Fotos aus Ihrem Unternehmen präsentieren, sodass sofort ein Bezug zur Firma hergestellt wird. Beliebt sind auch Ansichten der Stadt, in der das jeweilige Unternehmen ansässig ist. Aber auch Foto-Leinwände oder Kunst-Reproduktionen verleihen dem Empfangsbereich ein wohnliches Ambiente.

Zuletzt sollten natürlich auch Pflanzen an der Reception nicht fehlen. Diese sollten ausreichend groß und gut gepflegt sein. Ein ausgedörrtes Pflänzchen, das lieblos in der Ecke verkümmert, erzeugt nämlich im Gegenteil keinen guten Eindruck. Wählen Sie die Pflanzen im Eingangsbereich passend zur Helligkeit im Raum aus und gießen Sie sie regelmäßig, damit Ihr Empfangsbereich sofort Natürlichkeit und Lebendigkeit ausdrückt.

Auch wichtig für den ersten Eindruck: Der Konferenzraum

Vom Empfangsbereich geht es für viele Besucher direkt in den Konferenzraum. Daher ist dieser ähnlich wichtig wie die Reception selbst. Der gute erste Eindruck, den Ihre Besucher beim Betreten des Unternehmens gewonnen haben, sollte sich hier auf jeden Fall fortsetzen.

Daher ist es wichtig, dass Sie auch im Konferenzraum dafür sorgen, dass Ihr Besuch alles hat, was er braucht. Schon die Konferenzstühle sind wichtig, da Ihr Besuch in aller Regel eine längere Zeit bei Ihnen verbringen wird. Konferenzstühle, die einem nach einer Stunde Sitzen Rückenschmerzen verursachen, machen noch den besten ersten Eindruck kaputt.

Aber auch die Technik im Konferenzraum muss einwandfrei funktionieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Besuch einfachen Zugang zu Strom hat, wenn er diesen braucht, und dass Geräte wie Beamer oder Drucker leicht für ihn zu erreichen und zu benutzen sind.

Natürlich sollte auch ein Konferenzraum hell und freundlich sein, da dies den ersten Eindruck beim Betreten des Raums deutlich positiv beeinflusst. Allerdings ist es gleichzeitig auch wichtig, dass man den Raum abdunkeln kann, um beispielsweise eine Beamer-Präsentation ungestört schauen zu können.

Damit Ihr Besucher sich willkommen fühlt und sein erster Eindruck rundum positiv ist und bleibt, sollten Sie ihm natürlich Getränke und gegebenenfalls auch Snacks zur Verfügung stellen. Wenn Ihr Konferenzraum nicht über eine eigene Kaffeemaschine verfügt, bieten Sie am besten einen Kaffee oder einen Tee an. In jedem Fall sollten Sie aber Wasser bereitstellen, da dies das Minimum der Gastfreundschaft ist.

Was Sie davon haben, wenn Sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen
Als Unternehmen haben Sie sehr konkreten Nutzen davon, einen guten ersten Eindruck bei Ihren Besuchern zu hinterlassen. Kunden schließen wie gesagt von dem Eindruck, den sie von Ihren Räumlichkeiten gewinnen, auf Sie als Unternehmen und Partner. Wenn Sie hier einen guten Eindruck hinterlassen, wird Ihr Kunde davon ausgehen, dass Sie auch gute Arbeit leisten. So haben Sie deutlich höhere Verkaufschancen. Und wenn Sie ein gastfreundliches Ambiente erzeugen, bleibt Ihr Kunde auch gerne länger bei Ihnen – und unterschreibt vielleicht sogar noch an Ort und Stelle den nächsten Auftrag.

Auch Verhandlungspartner, von denen Sie selbst etwas beziehen wollen, sind positiver gestimmt, wenn Sie einen guten ersten Eindruck von Ihnen haben. Das kann so manche zähe Verhandlung auflockern und leichter machen. Jemand, der sich bei Ihnen wie zuhause fühlt, wird auch Ihnen gegenüber offener, freundlicher und vielleicht sogar nachgiebiger sein. In jedem Fall aber stellen Sie so sicher, dass Sie Ihren Verhandlungspartnern auf Augenhöhe begegnen, was auch gut für Verhandlungen ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt, in dem Sie von einem guten ersten Eindruck profitieren können, ist der Wettbewerb um qualifiziertes Personal. Es wird immer schwieriger, die besten Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu gewinnen, und in dieser Situation sollte man wirklich nichts unversucht lassen, um an die besten Köpfe zu kommen. Einige Ihrer Besucher sind entsprechend Bewerber auf wichtige Stellen in Ihrem Unternehmen, und auch diese machen sich bereits im Emfpangsbereich einen ersten Eindruck von ihrem möglichen künftigen Arbeitgeber. Und der sollte natürlich möglichst positiv sein. Wenn Sie hier freundlich, offen und kollegial wirken, haben Sie bei den besten Bewerbern die besten Karten. Erwiesenermaßen entscheiden sich viele Kandidaten nach dem Bauchgefühl, wenn Sie ähnliche Angebote von verschiedenen Unternehmen vorliegen haben. Und dieses Bauchgefühl wird nicht zuletzt geprägt durch den ersten Eindruck im Empfangsbereich und auch im Konferenzraum.

Sie sehen also: Der erste Eindruck ist auch für Ihr Unternehmen sehr wichtig. Und zwar haben Sie keine zweite Chance für einen ersten Eindruck, aber eine erste Chance haben Sie. Und die sollten Sie in jedem Fall nutzen.