Eine umfassende Faktura anzulegen war früher sehr aufwendig. Unzählige Unterlagen mussten zusammengetragen werden und diese dann per Hand ausgewertet werden. Doch jene Zeiten sind vorbei, wenn auch die Akten noch nicht aus den Büros verschwunden sind. Heute kann man seine Faktura auch in der Cloud erstellen und hierfür gibt es eine Menge verschiedener Lösungen. Alle haben ihre gewissen Vorzüge und auch bestimmte Nachteile. Doch worauf muss man wirklich Acht geben, wenn man für das richtige Angebot finden will. Außerdem, wie funktioniert dies eigentlich Online und was ist dazu erforderlich?

Wie funktioniert die Faktura Online?

Erstellt man, über eine Online Lösung, eine Faktura, so benötigt man natürlich als Erstes die schriftlichen Unterlagen. Sollte man seine Daten bereits auf einem Computersystem gespeichert haben, so bieten einige Lösungen auch die Option an, diese direkt in den Online-Account zu kopieren. Meist geschieht dies über eine XLS-Datei, also eine Excel-Datei, welche die erforderlichen Informationen in Tabellenform enthält. Wird diese Option nicht angeboten, so müssen die Daten per Hand in die Online Lösung übertragen werden. Wichtig ist vor allem, dass ein Startpunkt festgelegt wird. Für gewöhnlich ist dies der Tag, der Gründung der Firma. Mit dem zu diesen Zeitpunkt verfügbaren Startkapital startet also die gesamte Rechnung. Doch wie werden weitere Einnahmen und Ausgaben verbucht?

Faktura Online. Gebucht von selbst

Viele Online-Lösungen verfügen zu diesem Zweck über eine direkte Anbindung an den jeweiligen Bankserver. Hier ist es möglich, alle Konten über einen Account zu verwalten. Alle Buchungen und Eingänge werden automatisch vom System erfasst, sodass diese nicht mehr per Hand nachgetragen werden müssen. Allerdings können so nur Vorgänge festgehalten werden, welche per EC- oder Kreditkarte, als auch als Überweisung getätigt werden. Barausgaben müssen weiterhin manuell im System erfasst werden. Dies birgt zwar das Risiko, das Rechenfehler entstehen können, allerdings lassen sich durch die digitale Erfassung der Daten, auch sehr schnell eruieren, sodass Fehler wieder ausgeglichen werden können. Dies erspart enormen Aufwand, da bei einer Faktura per Hand, oft alle Bücher nachgerechnet werden müssen. Auch bei einer Buchführung auf dem lokalen Rechner ist es oft nicht so einfach, schnell einen Fehler zu finden, denn auch hier müssen alle Buchungen erst manuelle erfasst oder zumindest gesichtet und zugeordnet werden. Allerdings bieten solche Online Lösungen noch weit mehr Möglichkeiten als nur die Erfassung der Ein- und Ausgänge.

Faktura Online. Die Übersicht bleibt erhalten

Die Auswertung der Daten zum Jahresschluss stellt meist die größte Herausforderung dar. Auch hier schaffen Cloudlösungen eine Abhilfe. Die statistische Auswertung erfolgt hier meist automatisch und man kann die Umsätze für jeden Monat, jede Woche und zum Teil auch für jeden Tag separat abfragen. Damit erhält man die komplette Übersicht über alle Geschäfte und den gesamten finanziellen Status des Unternehmens. Zudem lassen sich auch die Daten auf lokale Programme exportieren. Damit ist auch die Auswertung auf dem eigenen Rechner möglich und man kann alle Informationen zur Not sichern. Dieser Datenexport kann auch online erfolgen. So muss in vielen Fällen nur die Verbindung zu jeweiligen Steuerberater angegeben werden. Dieser erhält dann alle Zahlen sofort und vor allem Aufbereitet zugesandt. Dies spart enorme Zeit, Kosten und auch Geld. Zudem hat dieses Vorgehen noch weitere Vorteile.

Faktura Online. Die Steuer schnell erledigt

Auch die Umsatzsteuervoranmeldung kann von solchen Online-Lösungen mittlerweile durchgeführt werden. Hierbei werden die Daten direkt an die jeweilige Finanzverwaltung übermittelt. Somit müssen die Unterlagen nicht mehr per Hand ausgefüllt und auf dem Postweg verschickt werden. Noch dazu bieten einige Systeme die Option, die gesamte Steuererklärung über das System abzuwickeln. Damit reduziert sich auch der Verwaltungsaufwand um ein immenses Mass und die Faktura vereinfacht sich noch weiter. Selbstverständlich sind alle Formate gesetzesgetreu und werden ständig auf dem neusten Stand gehalten. Eventuelle Gesetzesänderungen werden einfach per Update in das System eingebracht.

Faktura Online. Insgesamt betrachtet

Die Faktura online zu führen schafft erhebliches Potenzial. So werden sämtliche Abläufe nicht nur vereinfacht, sonder auch wesentlich übersichtlicher gestaltet. Zeitaufwendige Arbeiten werden vom System selbst übernommen und auch die Steuern stellen kein Problem dar. Dies führt auch insgesamt zu einer erheblich höheren Produktivität, als dies bei anderen Arten der Fall ist. Allerdings gibt es ein Kriterium, welche noch gar nicht betrachtet wurde. Was kostet diese Online Faktura eigentlich. Auch hier können diese Systeme punkten, denn alle Preise können als ehr moderat bezeichnet werden, wobei diese sich bei unterschiedlichen Angeboten, sogar noch in verschiedene Pakete unterteilen. Somit kann jeder Kunde selbst entscheiden, was er wirklich braucht.

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